Camaleonte

aziende 2 . 0 . . . o no?

Aziende 2.0 ….. o no?

Mi occupo di progettazione degli spazi di lavoro da molto tempo e da circa dieci anni il mio interesse si è spostato dal progetto “fisico degli oggetti” inteso come disposizione di armadi, scrivanie, reception,attese,…. al progetto “dell’intangibile” inteso come accoglienza all’interno dei luoghi di lavoro delle personalità, della relazione, delle aspirazioni, delle idee….
Nell’era del 2.0, abbiamo capito e adottato più o meno tutti, un modo di lavorare molto diverso rispetto a pochi anni fa, la tecnologia ci sta offrendo delle opportunità e delle sfide sempre diverse rispetto ai luoghi, alle relazioni e ai tempi.
Sono proprio queste ultime tre dimensioni, luoghi, relazioni e tempi che hanno determinato fino ad ora, degli spazi fisici chiamati uffici, in cui le persone prestano le loro capacità all’interno di dinamiche spazio-temporali preconfezionate e precostituite.
L’ufficio era l’unico spazio in cui si poteva svolgere il “lavoro” grazie alla tecnologia e alle persone che si incontravano solo in quel determinato luogo dalle 9,00 del mattino alle 18,00 della sera sotto il vigile controllo del proprio responsabile.
Ora non è più così, possiamo lavorare ovunque, connetterci con tutti, in qualsiasi ora della giornata, senza controllo.
Ecco spiegato il motivo per cui studiare e progettare spazi di lavoro sulla base delle attrezzature non ha più nessun senso, non è più un investimento utile ai fini della performance aziendale, è una spesa sovradimensionata.
Non è più nemmeno una scelta, le persone sono cambiate, il vecchio modello non funziona più.
A questo punto la domanda è: come fa un’azienda a manifestarsi, a creare uno spirito di squadra, a condividere idee e obiettivi con i propri collaboratori, ad attirare e trattenere persone di valore, a esprimere e divulgare la conoscenza che la caratterizza, ad avere un’identità unica e riconoscibile?
Per ottenere tutto questo, i miei progetti partono sempre dall’analisi e dalla conoscenza delle persone che compongono quella data azienda o quel particolare gruppo, con l’obiettivo di capire il tipo di relazione che si vuole creare all’interno con i collaboratori e, all’esterno con i clienti e i competitor.
Dopodiché coniugo e manifesto in vari scenari, l’aspetto puramente tecnico (tipo di lavoro, logistica dei percorsi e degli scambi,) con le esigenze delle persone più elementari e naturali.
Mi spiego meglio su quest’ultimo punto.
Quando dobbiamo scegliere una persona per occupare un posto in azienda, nei curriculum normalmente ha rilevanza ciò che il candidato ha fatto oltre al lavoro, quindi se è sposato, se ha hobby e quali, se ha fatto esperienze di volontariato, se ha viaggiato….
Questo è molto importante e serve a valutare la personalità del candidato più che la capacità reale di svolgere un determinato compito, perché sarà sulla personalità che l’azienda farà leva per ottenere le migliori prestazioni.
Dopo tutto questo gran d’affare per trovare la persona più creativa, comunicativa, problem solving, che il mercato mette a disposizione, la maggior parte delle aziende relega questa risorsa (che per l’altro costa moltissimo), a entrare nei meccanismi spazio-temporali di cui si accennava prima, che hanno la funzione di affievolire la maggior parte delle intuizioni creative.
Se noi chiediamo a tante persone quali ritengano, essere i luoghi in cui riescono ad esprimere la loro creatività, a prevedere e impostare le loro visioni future, risponderanno in modo tutti diverso, chi dirà sotto la doccia, chi in montagna, chi sotto un cielo stellato, chi in riva al mare…..
Minimo comune multiplo di tutti questi luoghi non è il posto fisico in sé, ma il sentimento di benessere che quel luogo è in grado di trasmettere. Per tradurre questo stato d benessere all’interno delle nostre aziende, non è necessario ricostruire la cima di una montagna, ma è molto interessante creare dei luoghi di lavoro che mettono in comunicazione profonda le esigenze primarie dello “stare bene” delle quali ognuno di noi ha bisogno per esprimere e manifestare la parte più unica e originale, che permette di vedere le cose in modo diverso, di trovare delle soluzioni innovative, di recuperare lo stress, di non pensare con la testa “da lavoro”, ma agire con lo stesso entusiasmo e curiosità che si adotta quando progettiamo le vacanze o una cosa che ci piace fare.SIAMO CIO’ CHE GUARDIAMOUn luogo desolato e trascurato con cosa ci mette relazione?
Una Vespa?
La pioggia?
Un mercato?
Una lunga strada?
Una parrucca rossa riccia?
Una galassia?
Un vecchio?
……
Ognuna di queste immagini evocano dei sentimenti, che, se impariamo a cogliere, ci rivelano uno stato d’animo personale particolare. Questo esempio ci dà la misura della capacità che ha “la vista” di comunicare con i sentimenti, con il vissuto personale, innescando degli stati d’animo.
Con più gli stati d’animo che saremo in grado di evocare saranno curiosi, belli, interessanti e gratificanti, più la nostra mente lavorerà su onde positive.
In fine, come progettare le nostre aziende 2.0?
Le costruiremo intorno alle persone, ridaremo valore e onore alle menti attraverso modalità semplici e concrete, andremo a coniugare lavoro con piacere, realizzazione, famiglia, amici, relazioni, clienti, pensiero, risata…. vita!
Non credo di dover aggiungere che tutto questo implica da parte delle aziende e dei dipendenti una notevole assunzione di responsabilità poiché tutto questo regge su basi estremamente severe e una buona dose di autodisciplina
“Chi rinuncia alla libertà per raggiungere la sicurezza non merita né la libertà né la sicurezza”
Benjamin Franklin

lo spazio dei venditori

AAA azienda cerca venditore da inserire nel proprio organico libero, bella presenza, che ama viaggiare….
Offresi trattamento economico adeguato, posto di lavoro altamente tecnologico, aree polifunzionali per incontri con clienti e colleghi, spazi per la formazione….

Buffo? Un po’, ma solo nella forma.
Di cosa parliamo?
Mi spiego, mi occupo da vent’anni di space planning strategico, cioè utilizzo l’aspetto architettonico e funzionale degli spazi di lavoro come leva strategica, al fine di comunicare attraverso di essi, i valori e le idee dell’azienda al pubblico che la interessa: clienti, fornitori, lavoratori e…...venditori!
Si ragiona quindi su mille aspetti della vita aziendale tipo chi lavora con chi e perché, dove si ricevono i clienti e in che modo stabiliamo con loro delle relazioni, mettiamo in luce i punti di forza, il modello di business, le caratteristiche intrinseche, insomma, tutti quei valori che fanno di quell’azienda un’entità unica e singolare attraverso l’immagine, i simboli, i colori, la percezione …..
Per fare un esempio possiamo utilizzare la metafora dell’abbigliamento: secondo ciò che indossiamo ci carichiamo e trasferiamo dunque, al nostro interlocutore, un’immagine di noi stessi ricca di simbologie universalmente riconosciute.

Con queste premesse si capisce subito che il tema di come, e dove collocare i venditori all’interno dell’azienda, è un argomento ricco e appassionante, poiché essi rappresentano una categoria particolare ed eterogenea, sia rispetto alla forma contrattuale con la quale sono legati all’azienda (agenti esterni, interni, plurimandatari…) sia rispetto alla quantità di tempo che “sostano” in azienda, sia rispetto alle mansioni di gestione delle commesse a loro affidate.
Queste sono solo alcune variabili, ma sono le prime da cui partire per organizzare un ambiente consono e fruibile anche da loro, spesso, infatti, non sono considerati parte dell’organico e quindi non possiedono un posto utilizzabile all’interno delle aziende con il risultato frequente, di “perdersi di vista” e quindi di non creare quel legame di accoglienza, di sintonia e fiducia, che stanno alla base tra organizzazioni e venditori.

Vediamo quali caratteristiche contraddistinguono questa tipologia di lavoratori e ipotizziamo quindi quali requisiti dovrebbero avere gli spazi a loro dedicati:

Viaggiano, incontrano ogni giorno molte aziende interessanti, confrontano, osservano, noi dobbiamo fare in modo che scelgano tutti i giorni, di rimanere dove sono, quindi li dobbiamo attrarre ma anche e soprattutto trattenere (è stato stimato che rimpiazzare una persona costi quanto un anno di lavoro, non solo per la sua formazione, ma anche rispetto al tempo perso dai colleghi per sopperire alle ovvie mancanze).

Sono rumorosi, rispondono al telefono, chiedono informazioni, non sono mai fermi ….. questo comportamento è spesso difficile da comprendere e tollerare da parte dei colleghi che desiderano tranquillità e silenzio per sbrigare il proprio lavoro. Ecco allora che dobbiamo organizzare degli spazi ad oc con scrivanie dotate di tutta la tecnologia necessaria, evitando in questo modo, che vaghino ad esempio per gli uffici alla ricerca di una presa telefonica per il telefonino che suonerà immancabilmente quando nessuno potrà rispondere, irritando con la musichetta a tutto volume (in macchina non si sente mai) l’intero ufficio, o un computer libero per gentile concessione di un collega per consultare dei dati su qualche cliente. Il risultato di questo genere di situazione è una difficoltà crescente che contribuisce nel tempo, ad allentare l’entusiasmo e i risultati.
Servono spazi di “decompressione” appartati che permettano loro di telefonare con l’enfasi che desiderano, di esprimere la gioia, il disappunto, le spiegazioni con tutta la creatività che la comunicazione verbale consente….senza pensare di calpestare la sensibilità o la privacy di nessun collega.

Ricevono i clienti, molto spesso la sede aziendale, se ben strutturata da un punto di vista dell’architettura, dell’articolazione degli spazi, dell’immagine nel suo insieme, si rivela un ottimo strumento di vendita in quanto contribuisce efficacemente a creare un insieme di coerenza assolutamente importante per attivare un clima di fiducia con i nostri clienti.
Sempre per portare delle metafore mi piace pensare che lo spazio aziendale sia assimilabile a quando contattiamo una persona al telefono. Solo dalla voce (che potrebbe essere rappresentata nel nostro caso dalla figura del venditore) ci componiamo un quadro in cui inseriamo età, tipo di persona, modo di vestire…cioè rappresentiamo attraverso l’immagine che ci creiamo una realtà, e decidiamo se fidarci o no, ci creiamo delle aspettative. Quando incontreremo davvero quella persona, se l’immagine che ci siamo creati corrisponde, va tutto bene, ci fidiamo, c’è sintonia, se al contrario incontriamo una persona totalmente diversa nell’aspetto e nell’atteggiamento, automaticamente ci mettiamo sulla difensiva e a quel punto recuperare terreno diventa certamente difficile.

Il rispetto della privacy e dello status, erano i temi principali quando si parlava di “arredare gli uffici” in cui la rigidità era legata alle mansioni delle persone sempre ben definite e gerarchiche. Ora assistiamo a una crescente molteplicità di competenze e gli spazi che progettiamo devono saper accogliere e assecondare questi cambiamenti diventando fluidi e flessibili.
Non dimentichiamo che uno spazio ben costruito diventa un attivatore di comportamenti …..
uploads/files/UploadedFile/V_camaleonte_1.pdf

la gestione della conoscenza in azienda

Il valore della conoscenza in azienda…

Ciò che non si comprende non lo si possiede.

Goethe, Johann Wolfgang

“La conoscenza è la consapevolezza e la comprensione di fatti, verità o informazioni ottenuti attraverso l'esperienza o l'apprendimento

La conoscenza è l'autocoscienza del possesso di informazioni connesse tra di loro, le quali, prese singolarmente, hanno un valore e un'utilità inferiori”.

Quando devo ridisegnare un’azienda uno dei punti fondamentali, che questa volta vorrei toccare, è la gestione della conoscenza e la sua diffusione, organizzare cioè attraverso un progetto di space planning (pianificazione dello spazio), il modo di accedervi e di trasmetterla.

Solitamente quest’argomento è approcciato con una sterile distribuzione di prodotti (armadi, cassettiere, scaffali,…) atti a contenere la moltitudine di formati cartacei e digitali sui quali scriviamo e gestiamo le nostre azioni passate e future.

Molto spesso quest’archivio è nelle mani di chi l’ha costruito, codificato e ordinato.

Diventa una sorta di “territorio privato” difeso con mille scuse.

Ovviamente questa “invasione di campo” diventa un deterrente per chi ha bisogno di ricerca, in quanto è difficile stimolare la curiosità se si è osservati e consapevoli di essere in “territorio” altrui.

Scatta inoltre, un altro meccanismo più subdolo del primo, del tipo: se tu caro collega hai bisogno di cercare tra le MIE carte notizie su qualcosa che ho fatto io, vuol dire che hai bisogno di me perciò io sono più importante di te…, quindi posso decidere se mostrarti le MIE cose o no.

Da ciò si capisce che chi è custode della conoscenza, ha il potere sugli altri, non importa su chi o quanti, importa il potere.

Un archivio per essere funzionale deve seguire un metodo di lavoro:

. aggiornato in maniera organizzata, da tutti i membri

. agevole

. accessibile

. non territoriale

. …

Ai fini della performance aziendale, un archivio fatto bene serve a testimoniare alle persone che collaborano all’interno di un’azienda qual’ è la modalità di interazione adottata dal management con il pubblico di riferimento (clienti, fornitori, venditori… ), la gestione dei contatti, dei crediti, le campagne pubblicitarie, chi ha fondato l’azienda e su quali principi, l’evoluzione nel tempo, i motivi delle strategie adottate, il rapporto con i media…

Tutte conoscenze che non sono trasferibili a parole ma che, per chi vuole, sono lì, a disposizione di tutti, a beneficio di tutti coloro che cooperano per lo sviluppo, per avere nuove idee, per paragonare una strategia adottata tempo prima, rispetto a una pensata in quel momento, per le stime di crescita..., insomma una sorta di grande vecchio a disposizione per tutte le domande, che risponde con la saggezza di chi ha visto molto…

Un archivio ben fatto è neutrale, si fonda su dati oggettivi, dispensa a tutti le stesse informazioni, la differenza sta solo in chi legge.

E’ interessante notare che spesso, all’interno delle aziende, lavorano delle persone che vengono designate tacitamente, depositarie della memoria, alle quali più o meno tutti, dal postino al capo, fanno riferimento, se vogliono ottenere le informazioni più disparate.

Sono persone normalmente molto rispettate, sono centri di potere per il solo fatto di sapere.

Nella progettazione di Camaleonte, dobbiamo tenere assolutamente presenti questi personaggi e inserirli in posizioni strategiche, indipendentemente dalle cariche aziendali.

Non è questa la sede per analizzare se questi personaggi sono vantaggiosi o no per l’azienda, a volte si e a volte no, sta di fatto comunque, che non vanno MAI sottovalutati.

Vorrei dare alcuni spunti di riflessione di cui tengo conto quando riprogetto gli spazi di lavoro di un’azienda rispetto al tema della conoscenza.

Soffermandoci un po’ a pensare dove attiviamo e apprendiamo la conoscenza, ci rendiamo conto che potremmo paragonarla ad una sorta di filo elettrico che gira e tocca tutti i luoghi della nostra azienda e, che opportunamente attivato assorbe o rilascia energia.

Dalla reception all’ufficio del capo è un susseguirsi di informazioni, dati, pensieri che muovono le mani e le menti di tutti i membri dell’organizzazione, e i punti di rilascio di questa “energia sapiente” sono:

- Le sale riunioni formali o informali, spezzo una lancia a favore delle seconde perché la spontaneità è la base per ascoltare e chiedere.

- Le aree break, bevendo un caffè più facilmente creiamo connessioni anche con persone dell’azienda con le quali normalmente non abbiamo contatto.

- Le aree tecniche, non scegliamo chi incontrare mentre facciamo una fotocopia, pertanto è facile incontrare persone che non hanno le nostre stesse mansioni, permettendoci così di cogliere aspetti diversi del proprio lavoro, esempio marketing e spedizioni, capiamo che il packaging potrebbe essere migliorato per il trasporto su ruota,…

- Le mense, anche qui sedersi al tavolo con i colleghi, genera spesso incontri fruttuosi in un clima conviviale che ricorda i vissuti famigliari

- Le scale, mi diverte pensare che le scale possano essere l’occasione per conoscere l’evoluzione (la salita aiuta il senso) dell’azienda, apponendo alle pareti quadri, stampe, parole, oggetti, fotografie che hanno contribuito all’evoluzione dell’azienda.

- Le sale lettura veicolo importante quando abbiamo interesse e necessità che le nostre persone si formino anche attraverso determinate riviste, quotidiani, libri ...

- I corridoi, anche qui gli incontri sono casuali e quindi, come abbiamo visto prima, si possono allacciare delle connessioni inedite e non previste, che spesso scaturiscono in idee non convenzionali.

- Gli archivi se tutto ciò che succede nelle nostre aziende potesse essere calamitato su un supporto al servizio di tutti e fruibile in qualsiasi momento, si avrebbe a disposizione una risorsa grandissima, la capacità di vedere le cose anche attraverso occhi che non sono solo i nostri.

Per concludere, l’intento di Camaleonte è progettare spazi che diano la possibilità di rintracciare le persone e i documenti necessari per sviluppare un’idea in modo veloce, stimolante e diretto, ma soprattutto organizzare luoghi che fungano da catalizzatori delle idee in grado di stimolare le menti e la creatività.